第一章 总 则
第一条 为加强学校物资设备采购工作的管理，增强采购行为的透明度，建立规范有序的采购运行工作机制，保证采购质量，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和北京市有关采购工作规定，结合学校实际制定本办法。
第二条 凡经上级和学校批准的专项建设项目和校内各单位利用学校资金购买教学、科研、仪器设备、办公家具，以及委托研制开发项目等均适用本办法。
第三条 学校物资设备采购（包括部门分散采购）工作应当遵循公开、公平、公正、高效和维护学校利益的原则，自觉接受纪检监察部门的监督。
第二章 采购职责
第四条 学校成立物资设备招标采购工作领导小组。组长由学校主管校领导担任，成员由资产管理处、计财处、教务处、科研处、研究生部、纪监审处、工会等相关部门负责人组成。采购工作领导小组办公室挂靠在资产管理处。采购工作领导小组的主要职责：
（一）负责对学校物资设备采购工作的领导和监督；
（二）参与学校物资设备采购活动；
（三）审议决定学校物资设备采购工作中的重要事项；
（四）研究处理采购工作中出现的重大问题；
（五）指导开展学校物资设备采购工作的绩效考核。
第五条 资产管理处是负责全校物资设备采购和管理的组织实施机构。资产管理处主要职责：
（一）贯彻执行国家和北京市有关物资设备采购的法律法规和方针政策，并根据学校实际情况制定具体的采购管理办法和制度；
（二）负责组织实施全校物资设备的政府协议采购、委托代理机构采购、学校集中采购相关工作；
（三）代表学校与供货商签订仪器设备的采购合同，并负责督促供货方按期履行合同，提供售后服务；
（四）组织对采购的物资设备进行最终验收。
第六条 校内物资设备使用部门和专项负责人的职责：
（一）对北京市或学校批准的物资设备采购计划，按规定时间和要求提供所需物资设备的名称、规格、型号、数量等技术指标和相关要求；
（二）配合学校资产管理处完成招标等方式采购、合同确认等工作；
（三）物资设备到货后，组织部门拆箱、调试和验收，并配合资产管理处进行最终验收；办理固定资产登记手续。
第七条 校内各院(系)、部、处、中心作为学校分散采购机构，经资产管理处同意，可自行采购物资设备。各部门要成立采购工作小组，组织部门采购活动。
第三章 采购审批
第八条 学校的各类物资设备采购活动，无论使用何种经费进行购置，均应按规定进行申报、审批，经批准后方能实施采购。
第九条 国家、北京市和学校专项建设项目采购，使用部门应根据建设项目规划，结合实际需要和经费额度提出项目申报，由归口职能部门（科研处、教务处、研究生部等）负责按程序审批。专项批准后，项目负责人编制物资设备采购实施计划并填写《北京印刷学院购置执行计划表》，涉及进口产品的，还要同时提供《政府采购进口产品专家论证意见表》或《鼓励进口技术和产品目录》，报资产管理处。经国家、北京市或学校批准的专项建设采购计划不得变动。
第十条 除专项建设以外校内各部门购置物资设备须填写《北京印刷学院物资设备购置申请表》，购置单价10万元（含）以上的贵重仪器设备，须附《北京印刷学院贵重仪器设备购置可行性论证报告》，经归口管理部门按程序审批后，报资产管理处备案。
第十一条 涉及能源、技安、环保等方面特殊要求的特种仪器设备购置，在采购过程中，须按国家有关规定提供相关的认可证明材料。
第十二条 资产管理处汇总已批准的采购计划，按照学校有关规定编制采购实施方案。
第四章 采购组织
第十三条 学校物资设备采购的组织方式分为四种，即政府协议采购、政府项目采购和学校集中采购、部门分散采购。
第十四条 政府协议采购、政府项目采购：
凡采购属于北京市政府集中采购目录以内或限额标准以上的物资设备，严格按照北京市相关规定实行政府采购。属于政府协议采购的，进行协议采购；属于北京市政府规定项目采购的，委托代理机构采购。
第十五条 凡不属于北京市政府集中采购目录内的、凡未达到北京市项目采购限额标准的，学校按以下方式组织采购：
（一）委托代理机构采购：
一般单价在10万元以上或批量15万元以上的采购项目由资产管理处委托招标代理机构采购；
（二）学校集中采购：
一般单价在10万元（含）以下或批量15万元（含）以下的由资产管理处负责组织集中采购，特殊情况也可委托代理机构采购；
（三）部门分散采购：
一般单价在5万元以下或批量10万元以下的零星或应急物资设备采购，经资产管理处同意后，由使用部门组成至少3人的采购小组进行采购，并填写《部门采购物资设备过程记录表》报资产管理处备查。
第十六条 学校选择招标代理机构，应在财政部、市财政局指定的具有招标代理资格的机构中选择资质高、声誉好、业务规范、交通便利的作为学校招标采购代理机构，根据实际情况每年遴选3–5家。通用物资设备采购必须按北京市有关规定委托北京市政府采购中心代理采购。
第五章 采购方式
第十七条 学校所有物资设备采购，一般采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购方式进行。
公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
邀请招标，是指以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
竞争性谈判，是指按照规定的程序通过与符合项目资格的三家以上供应商就采购项目进行谈判，最后确定成交供应商的一种采购方式。
询价，是指向三家以上供应商就采购项目发出询价采购文件或询价函，对其提供的报价进行比较，确定成交供应商的采购方式。
单一来源采购，是指向单一供应商直接购买的采购方式，是一种没有竞争的采购方式。
凡具备招标条件的物资设备采购项目均应采取公开招标和邀请招标采购。不能满足招标条件的，则采取竞争性谈判、询价和单一来源等方式采购。
第十八条 属于下列情形之一的，可以采取竞争性谈判采购方式：
（一）采购项目经过公开招标或者邀请招标程序后没有供应商投标或是投标供货商未能提供合格标，并且采购部门认为再进行新的一轮招标也不能产生有效合同的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（四）不能事先计算出价格总额的；
（五）学校采购领导小组认定的其他情况。
第十九条 所采购的物资设备规格标准统一，市面货源充足，价格变化幅度较小，且采购活动须在短时间内完成（或有现货）的采购项目，可以采用询价方式采购。
第二十条 属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式：
（一）基于技术、工艺或专利权保护的原因，产品、工程或服务只能由特定的供应商、承包商或服务提供者提供，且不存在任何其他合理的选择或替代；
（二）不可预见事件导致出现异常紧急情况，使公开和限制性的其他采购方式在时间上难以满足紧急采购要求的；
（三）必须保证原有采购商品或服务的连续性、一致性、兼容性，需要继续从原有供货商处添购的；
（四）学校采购领导小组认定的其他情况。
采用单一来源采购方式购置物资设备，须由使用部门项目负责人提出书面申请，部门领导批准后报资产管理处审核，由学校主管校长批准后实施。
第二十一条 采购进口仪器设备，应按照《中华人民共和国对外贸易法》、《中华人民共和国海关法》和《政府采购进口产品管理办法》等规定方式进行采购。
第六章 采购实施
第二十二条 政府协议采购，由使用部门按照批准的购置计划进行调研、提出相关需求，报资产管理处审核后，按财政规定签订合同。
第二十三条 委托代理机构进行政府招标采购，资产管理处负责配合采购实施。在开标、评标过程中，学校纪检审部门全程参加监督检查。
资产管理处主要工作内容和程序如下：
（一）组织采购培训：
培训对象：项目负责人及项目所属部门负责人。
培训主要内容：政府采购工作内容、工作程序、注意事项、如何提供公正的技术参数和需求、采购工作进度要求等。
（二）按照批准的项目采购计划在财政专网立项，确定代理机构，签订委托代理协议；
（三）配合代理机构制作、发布招标采购文件，抽取评标专家等；
（四）组织相关人员到现场参加开标和评标；
（五）接到中标通知书后，按照投标文件拟定合同，经项目负责人审核，主管校长签批后，与供应商签订合同。
第二十四条 学校组织集中招标采购物资设备活动，招标人为招标采购工作领导小组，资产管理处代表学校统一组织。招标全过程公开透明，学校纪监审全程监督检查。学校招标采购实施按《北京印刷学院物资设备招标投标管理办法》执行。
第二十五条 学校组织集中竞争性谈判采购物资设备活动，采购程序为先由资产管理处、使用部门等相关人员组成采购小组3–5人；进行技术咨询、市场调研、询价；制定谈判文件；同三个以上的商家进行竞争性商业谈判(单一来源除外)；组织商家同时填写报价表及服务条款；采购小组根据报价和售后服务最后选定商家。对单一来源采购程序参照本程序进行。
第二十六条 各使用部门组织采购，由部门采购小组负责，组长为部门处级行政“一把手”，成员由3–5人组成，小组成员须相对固定。
（一）部门采购程序为首先进行技术咨询、市场调研、询价；制定谈判文件；同三个以上的商家进行竞争性谈判（单一来源除外），根据谈判情况确定商家和价格(必要时有些项目可以和资产管理处共同商议进行)。填写好《部门采购物资设备过程记录表》，参加人员在纪要上要集体签字，合同必须由行政“一把手”签字，小组成员必须有3人及以上参加采购全过程。部门采购小组须对所采购的物资设备质量和价格负全责。
（二）项目完成后，采购负责人将《部门采购物资设备过程记录表》和所有原始文档、合同及《部门物资设备验收报告》在部门存档。属于资产管理处授权采购的，报资产管理处备案。
第七章 签订合同
第二十七条 凡购置物资设备，原则上都应签订合同。购置单件在1万元以上或批量5万元以上的必须签订合同。进口仪器设备必须签订贸易合同。
第二十八条 合同是企事业单位法人之间具有法律效力的一种契约。签订合同的双方必须都具有法人资格或受法人书面委托，合同才能生效。资产管理处的合同专用章是受法人委托，具有法律效力。
第二十九条 合同的主要内容包括：仪器设备名称、配置、附件规格型号、性能与技术指标、数量、价格、安装调试、售后服务、运输和付款方式、违约责任等。
第三十条 学校组织招标采购和集中采购的项目签订合同的主要依据是商家的投标文件（标书），合同签订时不能对其进行实质性更改。签订合同时首先由部门负责人（或委托项目负责人）审定后签字，再由学校主管负责人签字并加盖学校公章。部门分散采购（含学校授权部门采购项目）所签订的合同必须由部门行政“一把手”签字，加盖学校公章（部门公章不能对外），但采购部门对物资设备质量和采购过程负全部责任。
第八章 到货验收
第三十一条 凡是购置的物资设备均须验收。
（一）单价在5万元以下或批量在10万元以下或使用部门采购的物资设备，由使用部门负责验收；
（二）单价在5万元（含）以上或批量在10万元（含）以上的物资设备，在部门验收的基础上，由资产管理处和使用部门相关人员共同验收；
（三）单价在40万元（含）以上的大型贵重精密仪器设备，除上述人员外，还需另聘相关专业人员参加验收。
第三十二条 物资设备到达后，各部门应及时组织验收，最迟不超过15天（进口设备最迟在索赔期限前1个月）完成。
第三十三条 各部门应提供仪器设备的验收环境和条件，负责仪器设备安装、调试及仪器设备技术性能的鉴定。因技术力量或条件不能单独进行仪器设备的安装、调试及技术性能鉴定，需与厂商协作时，由使用部门和资产管理处一起负责与厂商联系或请专家，共同完成安装、调试及技术性能的鉴定工作。
第三十四条 验收应以中标单位标书文件、供货合同、仪器设备说明书、装箱单等内容为依据，对附件数量和仪器设备的技术指标逐项进行。
第三十五条 仪器设备验收内容包括到货验收和技术验收两部分。到货验收是指对货物进行外包装（如受潮、损坏、锈蚀）检查，开箱（对方有要求除外）清点，核对型号、规格、数量、附件数、技术资料等；技术验收是指由使用部门对仪器设备进行安装调试和功能测试等。
第三十六条 验收合格后，详细填写记录，并将随同所有资料交由资产管理处和使用部门负责人分类归档。
第三十七条 部门验收应由采购部门负责人、项目负责人及实验室技术人员共同参加。部门验收要填写《部门物资设备验收报告》，报告上应由参加验收的至少3人当场签字，并要有处级负责人签字。《部门物资设备验收报告》一式两份，一份交资产管理处，一份部门留存。资产管理处代表学校组织验收的，要填写《学校物资设备验收报告》，并由参加验收人员当场签字。
第九章 付款、报账
第三十八条 物资设备经学校或部门验收合格后，资产管理处或使用部门按合同条款付款。验收不合格的项目不予付款。
第三十九条 委托校外代理机构采购，付款方式按相关规定执行。学校集中采购和部门分散采购，原则上不向供应商交预付款，最后付款应在到货后两周内，验收合格后再与供应商结算。
第四十条 达到固定资产标准的，使用部门凭发票、购销合同、验收报告到资产管理处进行固定资产登账，发票必须由使用部门处级领导（一支笔）、采购经手人及保管人三人签字，入账时必须明确物资设备所入实验室的名称，原则上应该由使用保管人员来登账，不得由学生或临时人员来登账。办理固定资产登记的入库单一式三份，需双方签字，使用部门、资产管理处和计财处各一份。办理固定资产登记后方能到计财处报账。
第四十一条 不属于固定资产管理的均纳入低值易耗品管理，在本部门登记建账后，到计财处办理报销手续。
第十章 监督管理
第四十二条 在采购过程中要严格按审批计划执行，申报书中已批准的物资设备的规格、型号、数量和要求指标不允许更改，凡违反者将追究当事人和有关人员的责任。
第四十三条 采购过程接受学校纪监审部门和全校师生员工的监督。任何部门和个人均有权以各种形式对物资设备采购过程中的违纪、违法行为进行揭发和检举。学校物资设备采购小组要加强对物资设备采购工作的监督。
第四十四条 凡采购人员在采购过程中滥用职权，徇私舞弊、玩忽职守、索贿受贿、泄密的，学校将依法追究其行政责任和经济责任。触犯法律的，移交司法机关追究其法律责任。
第十一章 附 则
第四十五条 仪器设备经过验收、资产登记、报账纳入正常使用管理后的一切售后服务等事宜应由使用部门直接按合同条款与供应商联系。
第四十六条 本办法由学校资产管理处负责解释。
第四十七条 本办法自公布之日起执行，此前印发的同名文件同时废止。